Was Veranstalter vor einem Live-Auftritt mit einer Sängerin beachten sollten
Eine Sängerin für eine Veranstaltung zu buchen, ist der erste Schritt. Damit der Auftritt am Ende auch wirklich reibungslos funktioniert, gibt es aber noch einige Dinge, die vorab geklärt werden sollten.
Gerade bei Veranstaltungen mit mehreren Programmpunkten, Technikdienstleistern, Moderation oder einem engen Zeitplan ist eine gute Abstimmung wichtig. Je früher die wichtigsten Fragen geklärt sind, desto entspannter ist der Veranstaltungstag – für den Veranstalter genauso wie für die Sängerin.
In über 16 Jahren auf der Bühne habe ich viele unterschiedliche Veranstaltungsarten kennengelernt: von Schlagerveranstaltungen, Stadtfesten und Open-Air-Veranstaltungen über Hochzeiten und privaten Feiern bis hin zu Firmen- und TV-Events.
Dabei habe ich gelernt, dass nicht nur der Auftritt selbst zählt. Auch die Vorbereitung und die Kommunikation im Vorfeld machen einen großen Unterschied.
Hier ist meine Checkliste für Veranstalter.
1. Was sollte bereits vor der Buchung geklärt werden?
Noch bevor ein Termin fest vereinbart wird, sollten die wichtigsten Rahmenbedingungen bekannt sein.
Dazu gehören zum Beispiel:
Was für eine Veranstaltung ist geplant?
Wo findet sie statt?
Wann soll der Auftritt stattfinden?
Wie viele Gäste werden ungefähr erwartet?
Welche Art von Publikum wird vor Ort sein?
Wie lange soll der Auftritt dauern?
Gibt es bereits ein festes Bühnenprogramm?
Ist eine professionelle Ton- und Lichtanlage vorhanden?
Wer kümmert sich um die Veranstaltungstechnik?
Gibt es besondere Wünsche an das Programm?
Diese Informationen helfen der Sängerin einzuschätzen, welches Programm und welcher Ablauf zur Veranstaltung passen.
Auch der Veranstaltungsort ist wichtig. Eine Sängerin braucht andere Voraussetzungen auf einer großen Open-Air-Bühne als bei einer kleinen privaten Feier.
Deshalb lohnt es sich, nicht nur den Termin und die Gage zu besprechen, sondern auch die praktischen Rahmenbedingungen.
2. Welche Informationen braucht die Sängerin vom Veranstalter?
Je genauer die Informationen im Vorfeld sind, desto besser kann sich die Sängerin auf den Auftritt vorbereiten.
Besonders hilfreich sind:
Veranstaltungsort und Adresse
Neben der vollständigen Adresse können Informationen zur Location wichtig sein, zum Beispiel:
Wo befindet sich die Bühne?
Gibt es einen separaten Künstlerzugang?
Wie weit ist der Weg von der Zufahrt bis zur Bühne?
Gibt es Park- oder Ladeflächen?
Wo kann sich die Sängerin gegebenenfalls vorbereiten?
Gerade bei größeren Veranstaltungen sollte der Veranstaltungsort möglichst eindeutig beschrieben werden.
Veranstaltungsart und Publikum
Ein Stadtfest, eine Firmenfeier, eine Hochzeit oder eine Schlagerveranstaltung haben jeweils einen anderen Charakter.
Für die musikalische Planung ist deshalb interessant zu wissen, wer das Publikum ist und welche Stimmung entstehen soll.
Geplanter Auftritt
Auch der genaue zeitliche Rahmen sollte möglichst früh feststehen.
Zum Beispiel:
Beginn des Auftritts
Dauer
Anzahl der Sets
geplante Pausen
weitere Programmpunkte davor und danach
Bei meiner eigenen Schlagershow sind beispielsweise verschiedene Programmvarianten möglich – unter anderem 45 bis 60 Minuten am Stück oder mehrere Sets mit Pausen. Dadurch lässt sich die Show an den jeweiligen Veranstaltungsablauf anpassen.
3. Der Auftrittszeitpunkt sollte nicht nur ungefähr feststehen
„Irgendwann am Abend“ ist für die Ablaufplanung meist zu ungenau.
Besser ist ein konkreter Zeitplan.
Wenn beispielsweise mehrere Künstler, Moderatoren oder Programmpunkte beteiligt sind, sollte klar sein, wann die Sängerin auf die Bühne geht und welcher Programmpunkt direkt davor stattfindet.
Wichtig ist außerdem, ausreichend Zeit für den Aufbau und den Soundcheck einzuplanen.
Wenn der Auftritt beispielsweise um 20 Uhr beginnen soll, sollte die Technik nicht erst kurz davor bereitstehen.
Ein guter Ablauf berücksichtigt deshalb:
Ankunft der Sängerin
Zugang zur Bühne
Aufbau bzw. Anschluss der Technik
Soundcheck
kurze Abstimmung mit Veranstalter und Technik
Beginn des Auftritts
Je klarer diese Punkte vorher kommuniziert werden, desto weniger Stress entsteht am Veranstaltungstag.
4. Bühne und Auftrittsfläche vorher klären
Die Bühne ist der Arbeitsplatz der Sängerin – deshalb sollte auch dieser Punkt nicht erst am Veranstaltungstag geklärt werden.
Wichtig sind unter anderem:
Größe und Art der Bühne
Position der Sängerin
vorhandene Auftrittsfläche
Zugang zur Bühne
Überdachung bei Outdoor-Veranstaltungen
Stromversorgung
Beleuchtung
Position der Lautsprecher und Monitorboxen
Bei einer Show mit Bewegung und Publikumsinteraktion sollte außerdem ausreichend Platz vorhanden sein, damit die Sängerin sich auf der Bühne sicher bewegen kann.
Bei kleinen Veranstaltungen ist die Auftrittsfläche manchmal sehr begrenzt. Das ist nicht grundsätzlich ein Problem – es sollte nur vorher bekannt sein.
5. Technik: PA, Monitore und Techniker
Ein häufiger Punkt, der bei der Veranstaltungsplanung unterschätzt wird, ist die Tontechnik.
Für meine Schlagershow muss eine professionelle PA- und Lichttechnik vorhanden sein. Zusätzlich werden ein bis zwei Monitorboxen auf der Bühne benötigt. Ein professioneller Techniker zur Betreuung der Anlage während der Show ist ebenfalls sehr hilfreich.
Der Grund ist einfach: Ein guter Live-Sound entsteht nicht allein durch ein Mikrofon.
Die Sängerin muss sich auf der Bühne selbst gut hören können. Gleichzeitig soll das Publikum einen klaren und angenehmen Klang bekommen.
Deshalb sollte vorab geklärt werden:
Welche PA-Anlage ist vorhanden?
Wer stellt die Technik?
Wer bedient die Tonanlage?
Sind ausreichend Monitorboxen vorhanden?
Ist die Lichttechnik organisiert?
Gibt es einen Techniker vor Ort?
Falls ein Technical Rider benötigt wird, kann dieser vorab zur Verfügung gestellt werden.
6. Den Soundcheck nicht vergessen
Der Soundcheck gehört zu einem professionellen Live-Auftritt dazu.
Bei meiner Schlagershow dauert der eigentliche Soundcheck ungefähr zehn Minuten. Trotzdem sollte im Ablauf nicht auf die letzte Minute kalkuliert werden.
Beim Soundcheck werden unter anderem Mikrofon, Monitor und die Wiedergabe über die PA abgestimmt.
Für mich ist dieser kurze Moment vor dem Auftritt wichtig, weil ich dadurch weiß, wie ich mich auf der Bühne höre und ob technisch alles funktioniert.
Mein Tipp an Veranstalter: Plant den Soundcheck als festen Programmpunkt ein und gebt der Sängerin die Möglichkeit, in Ruhe mit dem Techniker zu sprechen.
7. Ein Ansprechpartner vor Ort erleichtert vieles
Am Veranstaltungstag sollte es eine Person geben, die für die Sängerin erreichbar ist.
Das kann beispielsweise der Veranstalter, ein Eventmanager, ein Produktionsleiter oder ein verantwortlicher Techniker sein.
Wichtig ist, dass diese Person weiß:
wann die Sängerin ankommt,
wo sie sich melden soll,
wo die Bühne ist,
wann der Soundcheck stattfindet,
wann der Auftritt beginnt,
wer für technische Fragen zuständig ist.
Das klingt selbstverständlich – bei größeren Veranstaltungen sind aber oft viele Menschen beteiligt. Wenn niemand genau weiß, wer zuständig ist, können selbst kleine Fragen unnötig kompliziert werden.
Ein klarer Ansprechpartner schafft hier Sicherheit.
8. Was bei Outdoor-Veranstaltungen besonders wichtig ist
Open-Air-Veranstaltungen haben ihren eigenen Charme – bringen aber auch zusätzliche Anforderungen mit sich.
Eine Bühne im Freien sollte ausreichend gegen Witterung geschützt sein. Das betrifft nicht nur die Sängerin, sondern auch die Technik.
Vorab sollte deshalb geklärt werden:
Ist die Bühne überdacht?
Wie ist die Technik vor Regen geschützt?
Gibt es bei schlechtem Wetter einen Ausweichplan?
Ist der Bühnenboden sicher und trocken?
Gibt es ausreichend Strom?
Wie ist die Zufahrt zur Bühne geregelt?
Gibt es besondere örtliche Vorgaben?
Auch Wind kann bei Outdoor-Veranstaltungen eine Rolle spielen.
Aus meiner Erfahrung auf der Bühne weiß ich: Bei einer Veranstaltung im Freien sollte man sich immer etwas genauer mit den Rahmenbedingungen beschäftigen als bei einem Auftritt in einem geschlossenen Veranstaltungsraum.
Nicht alles lässt sich am Veranstaltungstag spontan lösen. Ein guter Plan B ist deshalb sinnvoll.
9. Besonderheiten und Wünsche frühzeitig mitteilen
Manche Veranstaltungen haben besondere Abläufe oder Programmpunkte. Vielleicht gibt es eine Moderation zwischen den Sets, eine besondere Ankündigung oder einen festgelegten zeitlichen Ablauf.
Solche Besonderheiten sollten möglichst früh angesprochen werden. So kann der Auftritt passend in das Gesamtprogramm der Veranstaltung eingebunden werden.
Bei meiner Schlagershow ist das Set auf eine stimmige Show mit bekannten Schlagerhits und eigenen Songs ausgerichtet. Deshalb ist es hilfreich, wenn ich vorab weiß, welche Rahmenbedingungen und Besonderheiten bei der Veranstaltung zu berücksichtigen sind.
10. Was am Veranstaltungstag wichtig ist
Am Veranstaltungstag selbst sollte der Ablauf möglichst klar sein.
Eine einfache Checkliste kann helfen:
Vor der Ankunft
Bühne ist aufgebaut
Ton- und Lichttechnik sind einsatzbereit
Ansprechpartner ist erreichbar
Auftrittszeit steht fest
Techniker ist informiert
Bei der Ankunft
Sängerin meldet sich beim Ansprechpartner
Zugang zur Bühne ist gewährleistet
Technik wird kurz abgestimmt
Soundcheck findet statt
letzte Fragen zum Ablauf werden geklärt
Kurz vor dem Auftritt
Bühne ist frei
Mikrofon und Monitore funktionieren
Zuspieler sind vorbereitet
vorheriger Programmpunkt ist abgeschlossen
Moderation weiß, wann die Sängerin angekündigt wird
Gerade der letzte Punkt wird manchmal unterschätzt.
Wenn die Sängerin bereits bereitsteht, aber noch eine Ansprache, ein Programmpunkt oder ein Umbau läuft, entsteht schnell unnötige Wartezeit.
11. Kommunikation ist wichtiger als komplizierte Planung
Eine professionelle Veranstaltung muss nicht kompliziert organisiert sein.
Oft reichen wenige, aber klare Informationen.
Für mich ist eine gute Vorbereitung vor allem dann gegeben, wenn vor dem Auftritt klar ist:
Wo findet die Veranstaltung statt?
Wann soll ich auftreten?
Wie ist der Ablauf?
Wer ist mein Ansprechpartner?
Welche Technik steht zur Verfügung?
Wann findet der Soundcheck statt?
Gibt es Besonderheiten?
Wenn diese Fragen beantwortet sind, kann ich mich auf das konzentrieren, worum es beim Auftritt eigentlich geht: Musik, Publikum und eine gute Stimmung.
Checkliste für Veranstalter
Wer eine Sängerin für eine Veranstaltung bucht, kann diese Punkte einfach abhaken:
☐ Gage und vereinbarte Leistungen geklärt
☐ Veranstaltungsort und Adresse mitgeteilt
☐ Art der Veranstaltung und Publikum besprochen
☐ Auftrittszeit festgelegt
☐ Dauer und Anzahl der Sets geklärt
☐ Bühnenfläche geprüft
☐ PA und Lichttechnik organisiert
☐ Monitorboxen vorhanden
☐ Techniker vor Ort geklärt
☐ Soundcheck eingeplant
☐ Ansprechpartner am Veranstaltungstag benannt
☐ Zufahrt und Zugang zur Bühne geklärt
☐ Besonderheiten und Sonderwünsche mitgeteilt
☐ Bei Outdoor-Veranstaltungen Wetterschutz und Plan B geklärt
Mein Fazit
Ein gelungener Live-Auftritt beginnt nicht erst mit dem ersten Lied.
Er beginnt mit einer guten Abstimmung zwischen Veranstalter, Sängerin und Technik.
Aus über 16 Jahren Bühnenerfahrung weiß ich, wie hilfreich es ist, wenn die wichtigsten Informationen frühzeitig feststehen. Dazu gehören neben Auftrittszeit, Ablauf, Bühne und Technik auch die Gage und der vereinbarte Leistungsumfang.
Nicht jede Veranstaltung muss bis ins kleinste Detail durchgeplant werden. Aber die entscheidenden Punkte sollten klar sein.
Wer die organisatorischen und finanziellen Rahmenbedingungen, den Ablauf, den Soundcheck, den Ansprechpartner und besondere Anforderungen rechtzeitig klärt, schafft die besten Voraussetzungen für einen entspannten Veranstaltungstag.
Und wenn diese Dinge im Hintergrund funktionieren, bleibt mehr Raum für das, worauf es bei Live-Musik ankommt: gemeinsam mit dem Publikum Musik zu erleben, mitzusingen, zu feiern und eine gute Zeit zu haben.
